Outlookでメールを自動応答する方法！テンプレートの作成と仕分けルールの設定方法を解説！

長期休暇などの不在時にメールを自動返信したい！そのような時には、Outlookの「自動応答」を使用すると不在時にメールを自動で返信することができます。テンプレートの作成や仕分けルールを設定して特定の人にメールを自動で返信する方法を詳しく解説します。

Outlookの自動応答を設定する方法

Outlookの自動応答とは、受信したメールに対して、あらかじめ作成しておいたテンプレートを使用してメッセージを自動で返信する機能です。

長期休暇や一時的な不在時でも確実にメッセージを返信できるので覚えておくと重宝します。

Microsoft Exchangeとは？

Outlookの自動応答機能をフルで利用するためには、電子メールを送受信するサーバーが【Microsoft Exchange】へ接続されていることが条件となります。

Microsoft Exchangeサーバーを使用している場合は、ステータスバーで確認することができます。

自動応答を有効にする方法

相手から送られてきたメールに自動返信する場合は、事前にOutlookで自動応答を有効にする必要があります。

🥉手順①：Outlookを起動し『ファイル』タブを選択します。

🥉手順②：『アカウント情報』が表示されましたら【自動応答】をクリックします。

🥉手順③：『自動応答』の設定画面が開きましたら【自動応答を送信する】を選択し、返信用のメッセージを入力して【OK】をクリックします。

メッセージをすぐに送信しない場合は【次の期間のみ送信する】に☑チェックを入れて【開始時刻】と【終了時刻】を設定してから、返信用のメッセージを作成し最後に【OK】をクリックします。

Outlookのトップ画面に戻ると、自動応答『このアカウントでは自動応答が送信されます』が表示されていれば【自動応答】は有効化されています。

自動応答を停止する方法

Outlookの自動応答を停止する方法を解説します。

🥉手順①：outlookのホーム画面に戻り『ファイル』タブを選択します。

🥉手順②：『アカウント情報』が表示されましたら【自動応答】の【オフ】をクリックすることで、自動応答は停止状態になります。

特定の人にメールを自動で返信する方法

Outlookを使用して、特定の人にメールを自動で返信する場合は、事前に自動返信用のテンプレートを作成して仕分けルールの設定をする必要があります。

Outlookで、不在時に特定の人に、メールを自動で返信する方法を解説します。

自動返信用のテンプレートを作成する方法

作成した返信用のテンプレートを保存しておくと、再度、自動応答を設定する手間が省けるのでおすすめです。

🥉手順①：Outlookの『ホーム』タブを選択し【新しいメール】をクリックします。

🥉手順②：差出人を確認し自動応答用のメッセージを作成します。

自動応答用のテンプレートを保存する方法

この先も自動応答用のメッセージを繰り返し使用する場合は、作成した自動応答用のテンプレートを、名前を付けて保存しておくと良いでしょう。

🥉手順①：Outlookメッセージの『ファイル』タブをクリックします。

🥉手順②：左側ペインから『名前を付けて保存』を選択します。

🥉手順③：名前を付けて保存のダイアログボックスが表示されましたら『ファイル名』を記入して『ファイルの種類』を【Outlookテンプレート】を選択し【保存】をクリックします。

🥉手順④：自動応答用のテンプレートの右上の【✕】をクリックして、メッセージを閉じます。

『閉じる』をクリックすると下記のような警告画面が表示されます。

下書きを保存する場合は【はい】を選択し、保存しない場合は【いいえ】を選択します。

※テンプレートは後で編集することもできますので、今回は【いいえ】を選択しておきます。

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仕分けルールと通知の管理

Outlookで、特定の人に、メールを自動で返信する場合は、仕分けルールの設定をする必要があります。

Outlookuの仕分けルール設定した自動返信には、次のようなメリットがあります。

Outlookの新着メッセージの仕分けルールは、最大で250個まで作成できます。

仕分けルールを設定する方法

今回は例として、自動応答用のテンプレートを指定して、特定の人からの受信メールに、一般的な仕分けルールを適用して自動返信する方法を紹介します。

🥉手順①：Outlookのリボンから【ファイル】タブを選択します。

🥉手順②：『アカウント情報』の画面が表示されましたら、左側ペインの『情報』を選択し【仕分けルールと通知の管理】を選択します。

🥉手順③：『仕分けルールと通知』が表示されましたら【新しい仕分けルール】をクリックします。

🥉手順④：『自動仕分けウイザード』が表示されましたら『新しい仕分けルールを作成する』の一覧から【送信メッセージにルールを適用する】を選択し【次へ】をクリックします。

🥉手順⑤：『自動仕分けウイザード』のステップ１の一覧から『差出人が名前/パブリックグループの場合』に☑チェックを入れて、ステップ２の【名前/パブリックグループ】をクリックします。

🥉手順⑥：『電子メールアドレスの選択』ダイアログボックスが表示されましたら『アドレス帳』に登録されているメールアドレスの中から指定するか、直接『差出人』のメールアドレスを記載し【OK】をクリックします。

🥉手順⑦：『自動仕分けウイザード』のダイアログボックスのステップ２に『差出人』が表示されていることを確認し【次へ】をクリックします。

🥉手順⑧：『自動仕分けウイザード』のステップ１の一覧から【特定のテンプレートを使って返信する】に☑チェックを入れ、ステップ２の【特定のテンプレート】をクリックします。

🥉手順⑨：『返信用テンプレートの選択』ダイアログボックスが開きましたら『フォルダーの場所』のボックスの下向き三角矢印【v】をクリックし『ファイルシステム内のユーザーテンプレート』を選択し作成したテンプレートを指定し【開く】をクリックします。

🥉手順⑩：追加の設定がある場合は『自動仕分けウイザード』のステップ１の一覧から☑チェックを入れて【次へ】をクリックします。

※追加の設定がなければ差出人を確認して【完了】ボタンをクリックします。

🥉手順⑪：『自動仕分けウイザード』で追加の設定がなければ【次へ】をクリックします。

🥉手順⑫：ステップ１のボックスに仕分けルールの名前を記入しから、ステップ２の【この仕分けルールを有効にする】に☑チェックを入れて【完了】をクリックします。

■警告メッセージ「このルールは、Outlookで電子メールを確認するときにのみ実行されます。Outlookが実行されておらず、電子メールをオンラインで確認する場合や別のデバイスから確認する場合には、このルールは通用されません」が表示されましたら【OK】をクリックします。

※Outlookを起動していなくてもメールの自動応答機能は作動しました。

仕分けルールの解除と削除方法

自動応答用に作成した仕分けルールは、いつでも機能の「オン」と「オフ」を切り替えることができます。

また、自動応答の仕分けルールを使用しない場合は削除することもできます。

仕分けルールの解除方法

作成した自動応答の仕分けルールを解除する方法を解説します。

🥉手順①：Outlookのリボンから【ホーム】タブを選択します。

🥉手順②：『ホーム』タブの『移動』グループの【ルール】をクリックし【仕分けルールと通知の管理】をクリックします。

🥉手順③：『仕分けルールと通知』のダイアログボックスが開きましたら『仕分けルール』の【自動応答】の☑チェックを外して【OK】をクリックします。

仕分けルールを削除する方法

🥉手順①：仕分けルールを削除する場合は、前章の『仕分けルールと通知』ダイアログボックスで『仕分けルール』の【自動応答】に☑チェックを入れて【削除】をクリックします。

🥉手順②：『仕分けルール”自動応答”を削除しますか？』が表示されましたら【はい】をクリックします。

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