メールの署名を作成したい【Outlook】自動挿入と設定方法を詳しく解説!

Outlookでメールの署名を作成する方法を詳しく解説します。メールアカウントごとに署名を設定する方法や署名を自動挿入する方法を紹介します。署名の作成に必要な区切り線の入力方法も詳しく紹介します。

この記事は以下のような人におすすめ!

★Outlookで署名を作成する方法が知りたい!

★署名の区切り線の引き方が知りたい!

★メールアカウントごとに署名を設定したい!

★署名を自動的に挿入する方法について知りたい!

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メールの署名を作成する方法

Outlookのオプション機能を使用して、メールの署名を作成する方法を紹介します。

あらかじめ署名を作成しておくことで、メール作成時に署名を自動挿入することもできます。

新規のメール送信や返信/転送のメール作成において、手間が省けてとても便利です。

ビジネス用の署名

プライベート用の署名

署名の基本項目

署名とは:メールの末尾に付ける送信者の企業名・名前・連絡先の情報をまとめたものです。

署名の作成欄には、必要に応じて以下のように必要事項を入力し作成します。

署名の作成項目

★名前(会社名)

★郵便番号と住所

★E-mail

★TEL・FAX

★コポーレートサイト(URL)

署名の新規作成

Outlookで新規に署名を作成する方法を解説します。

①Outlookのリボンから【ファイル】を選択します。

②『アカウント情報』画面が表示されましたら左下の【オプション】を選択します。

③『Outlookのオプション』の画面の左側のメニューから『メール』を選択し【署名】をクリックします。

④『署名とひな形』の画面では『署名』を選択し【新規作成】をクリックします。

⑤『新しい署名』の欄に任意の名前を入力し【OK】をクリックします。

今回は例として【ビジネス】と入力します。

⑥『署名の編集』の欄に署名の必要事項を入力し【電子メールアカウント】のメールアドレスを選択し【OK】をクリックします。

ここでは、名前、住所、連絡先、区切り線などを入力します。

署名を削除する方法

Outlookで作成した署名は、必要がなくなったときにいつでも削除することができます。

作成した署名を削除する方法を紹介します。

①Outlookのリボンから『ホーム』タブを選択し【新しいメール】をクリックします。

②新しいメールが開きましたら『メッセージ』タブを選択し『挿入』のグループから『署名』を選択し一覧から【署名】をクリックします。

③『署名とひな形』のダイアログボックスが表示されましたら『署名』タブを選択し削除する署名を選択後【削除】を選択し【OK】をクリックします。

区切り線(罫線)の引き方

メールの本文と署名に区切り線(罫線)を引くことにより、署名と本文を区別することができます。

署名の上下に区切り線(罫線)を引く方法は、IMEの予測変換候補から引く方法とインターネットから署名のテンプレートをダウンロードして、区切り線(罫線)を引く方法があります。

IMEの予測変換候補から作成する方法

署名作成時に『けいせん』と入力しスペースキー【変換キー】を押して作成します。

インターネットから署名のテンプレートをダウンロードする方法

インターネットで、ダウンロードした署名のテンプレートから『区切り線』罫線だけを、メモ帳などに保存し必要なときにコピーして使用するとよいでしょう。

■下記のリンク先の『リクナビNEXTジャーナル』の公式サイトから、メール署名のテンプレート(署名の区切り線)をダウンロードすることができます。

※区切り線をコピーして『メモ帳』などに貼り付けます。

👉コピペで使える!メール署名テンプレート集20選

IMEの単語登録に区切り線を登録して使用する方法

区切り線を事前に『IMEユーザー辞書ツール』に単語登録して、署名の作成時に使用することもできます。

下記の例では『かざりけいせん』の名前でIME辞書ツールに登録している区切り線を変換候補から引くことができます。

IMEユーザー辞書ツールに単語登録する方法は別の記事で詳しく紹介しています。

署名を自動挿入する方法

Outlookの『新しいメール』を作成する場合には、署名の自動挿入が有効になっていますが、メールを返信・転送する場合は、個別に設定する必要があります。

署名の自動挿入について詳しく解説します。

メールで署名を自動挿入する方法

メールアカウントごとに署名の自動挿入を設定することもできます。

①Outlookのリボンから『ホーム』タブを選択し【新しいメール】をクリックします。

②新しいメールが表示されましたら『メッセージ』が選択されていることを確認し『挿入』のグループの『署名』を選択し【署名】をクリックします。

③『署名とひな形』のダイアログボックスが表示されましたら『規定の署名の選択』から【新しいメッセージ】または【返信/転送】の下向き三角【v】をクリックし署名の自動送信を設定します。

【新しいメッセージ】で署名を自動挿入する方法

①『署名とひな形』のダイアログボックスで『既定の署名の選択』から、新しいメッセージの右側の下向き三角【v】をクリックし任意の署名を選択します。

下記の例では、先ほど作成した署名【ビジネス】を選択します。

【返信/転送】で署名を自動挿入する方法

①『署名とひな形』のダイアログボックスで『既定の署名の選択』から、返信/転送の右側の下向き三角【v】をクリックし任意の署名を選択します。

下記の例では、先ほど作成した署名【ビジネス】を選択します。

メールアカウントごとに署名を設定する方法

Outlookでは、ビジネス用とプライベート用の署名を、メールアカウントごとに使い分けることができます。

メール作成中に署名を切り替えることもできます。

プライベート用の署名を作成する方法

メールアカウントごとに署名をビジネス用とプライベート用に個別に作成する方法を紹介します。

今回は、Gmailアカウントにプライベート用の署名を作成します。

メールアカウントごとに署名の自動挿入の設定をすることもできます。

①Outlookのリボンから【ファイル】を選択します。

②『アカウント情報』画面の左下の【オプション】を選択します。

③『Outlookのオプション』の画面の左側のメニューから『メール』を選択し【署名】をクリックします。

④『署名とひな形』の画面では『署名』を選択し【新規作成】をクリックします。

⑤『新しい署名』の欄に任意の名前を入力し【OK】をクリックします。

今回は例として【ビジネス】と入力します。

⑥『署名とひな形』の画面で署名の項目を入力し『既定の署名の選択』の一覧からプライベート用の【電子メールアカウント】を選択し【OK】をクリックします。

ここでは、名前、住所、E-mail、電話番号などを記入します。

今回は、プライベート用にGmailアカウントを設定します。

■『電子メールアカウント』の右側の下向き三角矢印【v】をクリックし、プライベート用に設定するメールアカウントを選択します。

署名を手動で挿入する方法

Outlookで、メールの署名を手動で、挿入する方法を紹介します。

メールの送信先に応じて、署名の内容を変更することも可能です。

①Outlookのリボンから『ホーム』タブを選択し【新しいメール】をクリックします。

②新しいメールが起動しましたら『メッセージ』を選択し【署名】をクリックします。

③『署名』の一覧から任意の【署名】をクリックすると、自動的に新規メールに署名が挿入されます。

(ビジネス用の署名)

(プライベート用の署名)

MITSUHIKO
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