クイック操作の使い方【Outlook】登録方法と編集方法を詳しく解説!

Outlookのクイック操作は、メール作成の一連の操作を登録することができます。クイック操作を使用すると1クリックでメールを送信することが可能になり生産性が向上します。クイック操作の登録方法や編集方法、削除方法も詳しく解説します。

この記事は以下のような方におすすめ!

★Outlookでクイック操作の登録方法と編集方法が知りたい!

★Outlookのクイック操作の使い方について知りたい!

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クイック操作

Outlookのクイック操作とは、事前に登録した一連の操作を、1クリックで実行できる機能です。

メール送信時の一連の操作を必要なときに呼び出して使用することができ、時短効果がUPし生産性が上がります。

また、登録したクイック操作は、ショートカットキーで呼び出して使用することができます。

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クイック操作の概要

Outlookのクイック操作の設定方法は、デフォルト設定(5通り)を使用する方法と新規作成から登録して使用する方法があります。

クイック操作デフォルト設定

「保存メール・上司に転送・チーム宛て電子メール・返信して削除」から任意のクイック操作を選択できます。

クイック操作の登録方法

Outlookのクイック操作を使用して、メールの送信テンプレートを作成する場合は、デフォルト設定を使用する方法と『新規作成』から作成する方法があります。

今回は『新規作成』の【カスタム】を使用して、クイック操作を利用して、メールのテンプレートを作成する方法を解説します。

今回は『クイック操作の新規作成』と『クイック操作の編集』について解説します。

クイック操作の新規作成

新しいクイック操作を登録することができます。

クイック操作の編集

登録したクイック操作を編集することができます。

例:今回は【取引先企業へ請求書送付】のメール作成の一連の操作を、Outlookのクイック操作に登録し送信する方法を解説します。

①Outlookのリボンから『ホーム』タブを選択し『クイック操作』グループの右下の【クイック操作の管理】をクリックします。

②『クイック操作の管理』のダイアログボックスが開きましたら【新規作成】をクリックします。

③『新規作成』のメニューから【カスタム】を選択します。

【クイック操作の新規作成】名前・アイコン・アクション

クイック操作の新規作成の『カスタム』から『請求書送付』のメールのテンプレートを作成します。

『クイック操作の編集』画面では、下図を参考に①クイック操作のアイコン②クイック操作の名前③アクションの選択を設定します。

クイック操作のアイコン

クイック操作のアイコンの一覧から任意のアイコンを選択します。

クイック操作の名前

クイック操作の名前を記入します。

今回は『請求書送付』としました。

アクションを選択

『アクションの選択』をクリックすると、アクションの一覧表が表示されますので、任意の『アクション』を選択します。

今回は『アクションの一覧』から【メッセージの作成】を選択します。

アイコンの変更名前の記入アクションの選択が完了しましたら【完了】を選択します。

ここまでの操作でクイック操作の基本設定が完了しましたので、次に『オプションの表示』からクイック操作の詳細設定を行います。

【クイック操作の編集】宛先・件名・テキストを設定

『クイック操作の管理』から、先ほど作成した『請求書送付』を編集して、より詳細な設定をしていきます。

①Outlookのリボンから『ホーム』を選択し『クイック操作』グループの右下の【クイック操作の管理】をクリックします。

②『クイック操作の管理』のダイアログボックスが開きましたら【編集】をクリックします。

③『クイック操作の編集』画面では【オプションの表示】をクリックします。

④『クイック操作の編集』の『オプション』では、次のように設定します。

宛先:メールアドレス
件名:任意の件名(5月分のご請求書送付のご案内)
重要度:(重要度:高)
テキスト:メールの本文

この設定で【保存】をクリックしても構いません。

クイック操作にCC・BCCを追加する方法

メールを複数の人の送信する際にCCやBCCの追加設定をすることができます。

クイック操作にCC・BCCを追加する方法やCC・BCCでメールを送信する方法は下記の記事で詳しく紹介しています。

アクションの追加

必要に応じて、アクションを追加することができます。

クイック操作からメールを送信後に『送信済みメール』を任意のフォルダーへ振り分けることができます。

①『クイック操作の編集』画面で【アクションの追加】を選択します。

②次に『アクションの選択』をクリックします。

③『アクションの選択』の一覧から【フォルダーへ移動】を選択します。

④『フォルダーの選択』から任意のフォルダーを選択します。

今回は、事前に作成したフォルダー【請求書送付完了】を選択します。

ショートカットキー

クイック操作の編集で、ショートカットキーを設定することにより、いつでもショートカットキーで、登録した『クイック操作』を呼び出すことができます。

①『オプション』の欄の【ショートカットキーの選択】をクリックします。

②任意のショートカットキーを選択し【保存】をクリックします。

今回は【Ctrl】+【Shift】+【1】を選択しました。

クイック操作の使い方

クイック操作の使い方は、Outlookの『ホーム』タブの【クイック操作】グループから、作成したメールのテンプレートを起動する方法と、ショートカットキーから起動する方法があります。

①Outlookのリボンから『ホーム』タブを選択しクイック操作の一覧から任意のクイック操作を選択します。

今回は【請求書送付】を選択します。

②先ほど『クイック操作の編集』で設定したショートカットキー【Ctrl】+【Shift】+【1】を操作します。

クイック操作で起動したメールを必要に応じて『宛先』や『テキスト』の編集を行い【送信】します。

クイック操作を削除する方法

クイック操作に登録したメールテンプレートは、いつでも削除することができます。

不要になったクイック操作を削除する方法を解説します。

①Outlookのリボンから『ホーム』を選択し『クイック操作』グループの右下の【クイック操作の管理】をクリックします。

②『クイック操作の』画面の左側の、クイック操作の一覧から削除するメールテンプレートを選択し【削除】をクリックし【OK】をクリックします。

MITSUHIKO
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