ビジネスメールの末尾に添付する署名は、差出人の身元や連絡先を明確にするだけでなく、専門性や信頼性を示す重要な役割を持っています。
Outlookを使用して、ビジネスメールの末尾に添付する署名を、メールアカウントごとに設定する方法や、署名を自動挿入する方法・署名の作成に必要な区切り線の入力方法などを詳しく紹介します。
★Outlookで署名を作成または削除する方法が知りたい!
★署名の区切り線の引き方が知りたい!
★メールアカウントごとに署名を設定したい!
★署名を自動的に挿入する方法について知りたい!
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Outlookについて!
Microsoft Officeに搭載されているメールソフトは、Outlook(classic)と、Outlook(new)の2種類があります。
本記事では、Outlook(classic)の使い方を紹介しています。
Outlook(classic)のサポートは2029年までです。
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メールの署名を作成する方法
Outlookのオプション機能を使用して、メールの署名を作成する方法を紹介します。
あらかじめ署名を作成しておくと、メール作成時に署名を自動挿入することが可能になり、新規のメール送信や返信/転送のメール作成時に、繰り返し使用することができ手間が省けてとても便利です。
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✨ビジネス用の署名
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✨プライベート用の署名
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署名の基本項目
署名とは、メールの末尾に付ける送信者の企業名・名前・連絡先の情報をまとめたものです。
署名の作成欄には、必要に応じて以下のように必要事項を入力し作成します。
★名前(会社名)
★郵便番号と住所
★E-mail
★TEL・FAX
★コポーレートサイト(URL)
署名の新規作成
Outlookで新規に署名を作成する方法を解説します。
🥉手順①:Outlookのリボンから【ファイル】を選択します。
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🥉手順②:『アカウント情報』画面が表示されましたら左下の【オプション】を選択します。
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🥉手順③:『Outlookのオプション』の画面の左側のメニューから『メール』を選択し【署名】をクリックします。
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🥉手順④:『署名とひな形』の画面では『署名』を選択し【新規作成】をクリックします。
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🥉手順⑤:『新しい署名』の欄に任意の名前を入力し【OK】をクリックします。
今回は例として【ビジネス】と入力します。
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🥉手順⑥:『署名の編集』の欄に署名の必要事項を入力し【電子メールアカウント】のメールアドレスを選択し【OK】をクリックします。
ここでは、名前、住所、連絡先、区切り線などを入力します。
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署名を削除する方法
Outlookで作成した署名は、必要がなくなったときにいつでも削除することができます。
作成した署名を削除する方法を紹介します。
🥉手順①:Outlookのリボンから『ホーム』タブを選択し【新しいメール】をクリックします。
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🥉手順②:新しいメールが開きましたら『メッセージ』タブを選択し『挿入』のグループから『署名』を選択し一覧から【署名】をクリックします。
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🥉手順③:『署名とひな形』のダイアログボックスが表示されましたら『署名』タブを選択し削除する署名を選択後【削除】を選択し【OK】をクリックします。
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区切り線(罫線)の引き方
メールの本文と署名に区切り線(罫線)を引くことにより、署名と本文を区別することができます。
署名の上下に区切り線(罫線)を引く方法は、IMEの予測変換候補から引く方法とインターネットから署名のテンプレートをダウンロードして、区切り線(罫線)を引く方法があります。
IMEの予測変換候補から作成する方法
署名作成時に『けいせん』と入力しスペースキー【変換キー】を押して作成します。
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インターネットから署名のテンプレートをダウンロードする方法
インターネットで、ダウンロードした署名のテンプレートから『区切り線』罫線だけを、メモ帳などに保存し必要なときにコピーして使用するとよいでしょう。
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■下記のリンク先の『リクナビNEXTジャーナル』の公式サイトから、メール署名のテンプレート(署名の区切り線)をダウンロードすることができます。
区切り線をコピーして『メモ帳』などに貼り付けます。
IMEの単語登録に区切り線を登録して使用する方法
区切り線を事前に『IMEユーザー辞書ツール』に単語登録して、署名の作成時に使用することもできます。
下記の例では『かざりけいせん』の名前でIME辞書ツールに登録している区切り線を変換候補から引くことができます。
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■この記事を見た方にお勧めの商品
■IMEユーザー辞書ツールに単語登録する方法は別の記事で詳しく紹介しています。
署名を自動挿入する方法
Outlookの『新しいメール』を作成する場合には、署名の自動挿入が有効になっていますが、メールを返信・転送する場合は、個別に設定する必要があります。
署名の自動挿入について詳しく解説します。
メールで署名を自動挿入する方法
メールアカウントごとに署名の自動挿入を設定することもできます。
🥉手順①:Outlookのリボンから『ホーム』タブを選択し【新しいメール】をクリックします。
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🥉手順②:新しいメールが表示されましたら『メッセージ』が選択されていることを確認し『挿入』のグループの『署名』を選択し【署名】をクリックします。
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🥉手順③:『署名とひな形』のダイアログボックスが表示されましたら『規定の署名の選択』から【新しいメッセージ】または【返信/転送】の下向き三角【v】をクリックし署名の自動送信を設定します。
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【新しいメッセージ】で署名を自動挿入する方法
新規メールの作成で署名の自動挿入を設定しておけば、署名選択の手間を省くことができるので大変便利です。
■署名の自動挿入は、新しいメッセージと返信/転送から、それぞれ設定することができます。
🥉手順①:『署名とひな形』のダイアログボックスで『既定の署名の選択』から、新しいメッセージの右側の下向き三角【v】をクリックし、自動挿入する署名を選択します。
下記の例では、先ほど作成した署名【ビジネス】を選択しています。
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【返信/転送】で署名を自動挿入する方法
🥉手順①:『署名とひな形』のダイアログボックスで『既定の署名の選択』から、返信/転送の右側の下向き三角【v】をクリックし、自動挿入に使う署名を選択します。
下記の例では、先ほど作成した署名【ビジネス】を選択します。
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メールアカウントごとに署名を設定する方法
Outlookでは、ビジネス用とプライベート用などの署名を、メールアカウントごとに使い分けることができます。
メール作成中に署名を切り替えることもできます。
プライベート用の署名を作成する方法
メールアカウントごとに署名をビジネス用とプライベート用に個別に作成する方法を紹介します。
今回は、Gmailアカウントにプライベート用の署名を作成します。
メールアカウントごとに署名の自動挿入の設定をすることもできます。
🥉手順①:Outlookのリボンから【ファイル】を選択します。
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🥉手順②:『アカウント情報』画面の左下の【オプション】を選択します。
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🥉手順③:『Outlookのオプション』の画面の左側のメニューから『メール』を選択し【署名】をクリックします。
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🥉手順④:『署名とひな形』の画面では『署名』を選択し【新規作成】をクリックします。
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🥉手順⑤:『新しい署名』の欄に任意の名前を入力し【OK】をクリックします。
今回は例として【プライベート】と入力します。
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🥉手順⑥:『署名とひな形』の画面で署名の項目を入力し『既定の署名の選択』の一覧から、プライベート用の【電子メールアカウント】を選択し【OK】をクリックします。
ここでは、名前、住所、E-mail、電話番号などを記入します。
今回は、プライベート用にGmailアカウントを設定しました。
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■『電子メールアカウント』の右側の下向き三角矢印【v】をクリックし、プライベート用に設定するメールアカウントを選択します。
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署名を手動で挿入する方法
Outlookで、作成したメールの署名を手動で、挿入する方法を紹介します。
メールの送信先に応じて、署名の内容を変更することも可能です。
🥉手順①:Outlookのリボンから『ホーム』タブを選択し【新しいメール】をクリックします。
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🥉手順②:新しいメールが起動しましたら『メッセージ』を選択し【署名】をクリックします。
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🥉手順③:『署名』の一覧から任意の【署名】をクリックすると、自動的に新規メールに署名が挿入されます。
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(ビジネス用の署名)
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(プライベート用の署名)
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最後まで読んで頂きありがとうございます!