メールの署名を作成したい【Outlook】自動挿入と設定方法を詳しく解説！

ビジネスメールの末尾に添付する署名は、差出人の身元や連絡先を明確にするだけでなく、専門性や信頼性を示す重要な役割を持っています。

Outlookを使用して、ビジネスメールの末尾に添付する署名を、メールアカウントごとに設定する方法や、署名を自動挿入する方法・署名の作成に必要な区切り線の入力方法などを詳しく紹介します。

Outlookについて！

Microsoft Officeに搭載されているメールソフトは、Outlook（classic）と、Outlook（new）の2種類があります。

本記事では、Outlook（classic）の使い方を紹介しています。

Outlook（classic）のサポートは2029年までです。

メールの署名を作成する方法

Outlookのオプション機能を使用して、メールの署名を作成する方法を紹介します。

あらかじめ署名を作成しておくと、メール作成時に署名を自動挿入することが可能になり、新規のメール送信や返信/転送のメール作成時に、繰り返し使用することができ手間が省けてとても便利です。

✨ビジネス用の署名

✨プライベート用の署名

署名の基本項目

署名とは、メールの末尾に付ける送信者の企業名・名前・連絡先の情報をまとめたものです。

署名の作成欄には、必要に応じて以下のように必要事項を入力し作成します。

署名の新規作成

Outlookで新規に署名を作成する方法を解説します。

🥉手順①：Outlookのリボンから【ファイル】を選択します。

🥉手順②：『アカウント情報』画面が表示されましたら左下の【オプション】を選択します。

🥉手順③：『Outlookのオプション』の画面の左側のメニューから『メール』を選択し【署名】をクリックします。

🥉手順④：『署名とひな形』の画面では『署名』を選択し【新規作成】をクリックします。

🥉手順⑤：『新しい署名』の欄に任意の名前を入力し【OK】をクリックします。

今回は例として【ビジネス】と入力します。

🥉手順⑥：『署名の編集』の欄に署名の必要事項を入力し【電子メールアカウント】のメールアドレスを選択し【OK】をクリックします。

ここでは、名前、住所、連絡先、区切り線などを入力します。

署名を削除する方法

Outlookで作成した署名は、必要がなくなったときにいつでも削除することができます。

作成した署名を削除する方法を紹介します。

🥉手順①：Outlookのリボンから『ホーム』タブを選択し【新しいメール】をクリックします。

🥉手順②：新しいメールが開きましたら『メッセージ』タブを選択し『挿入』のグループから『署名』を選択し一覧から【署名】をクリックします。

🥉手順③：『署名とひな形』のダイアログボックスが表示されましたら『署名』タブを選択し削除する署名を選択後【削除】を選択し【OK】をクリックします。

区切り線（罫線）の引き方

メールの本文と署名に区切り線(罫線)を引くことにより、署名と本文を区別することができます。

署名の上下に区切り線(罫線)を引く方法は、IMEの予測変換候補から引く方法とインターネットから署名のテンプレートをダウンロードして、区切り線（罫線）を引く方法があります。

IMEの予測変換候補から作成する方法

署名作成時に『けいせん』と入力しスペースキー【変換キー】を押して作成します。

インターネットから署名のテンプレートをダウンロードする方法

インターネットで、ダウンロードした署名のテンプレートから『区切り線』罫線だけを、メモ帳などに保存し必要なときにコピーして使用するとよいでしょう。

■下記のリンク先の『リクナビNEXTジャーナル』の公式サイトから、メール署名のテンプレート（署名の区切り線）をダウンロードすることができます。

区切り線をコピーして『メモ帳』などに貼り付けます。

👉コピペで使える！メール署名テンプレート集20選

IMEの単語登録に区切り線を登録して使用する方法

区切り線を事前に『IMEユーザー辞書ツール』に単語登録して、署名の作成時に使用することもできます。

下記の例では『かざりけいせん』の名前でIME辞書ツールに登録している区切り線を変換候補から引くことができます。

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■IMEユーザー辞書ツールに単語登録する方法は別の記事で詳しく紹介しています。

署名を自動挿入する方法

Outlookの『新しいメール』を作成する場合には、署名の自動挿入が有効になっていますが、メールを返信・転送する場合は、個別に設定する必要があります。

署名の自動挿入について詳しく解説します。

メールで署名を自動挿入する方法

メールアカウントごとに署名の自動挿入を設定することもできます。

🥉手順①：Outlookのリボンから『ホーム』タブを選択し【新しいメール】をクリックします。

🥉手順②：新しいメールが表示されましたら『メッセージ』が選択されていることを確認し『挿入』のグループの『署名』を選択し【署名】をクリックします。

🥉手順③：『署名とひな形』のダイアログボックスが表示されましたら『規定の署名の選択』から【新しいメッセージ】または【返信/転送】の下向き三角【v】をクリックし署名の自動送信を設定します。

【新しいメッセージ】で署名を自動挿入する方法

新規メールの作成で署名の自動挿入を設定しておけば、署名選択の手間を省くことができるので大変便利です。

■署名の自動挿入は、新しいメッセージと返信/転送から、それぞれ設定することができます。

🥉手順①：『署名とひな形』のダイアログボックスで『既定の署名の選択』から、新しいメッセージの右側の下向き三角【v】をクリックし、自動挿入する署名を選択します。

下記の例では、先ほど作成した署名【ビジネス】を選択しています。

【返信/転送】で署名を自動挿入する方法

🥉手順①：『署名とひな形』のダイアログボックスで『既定の署名の選択』から、返信/転送の右側の下向き三角【v】をクリックし、自動挿入に使う署名を選択します。

下記の例では、先ほど作成した署名【ビジネス】を選択します。

メールアカウントごとに署名を設定する方法

Outlookでは、ビジネス用とプライベート用などの署名を、メールアカウントごとに使い分けることができます。

メール作成中に署名を切り替えることもできます。

プライベート用の署名を作成する方法

メールアカウントごとに署名をビジネス用とプライベート用に個別に作成する方法を紹介します。

今回は、Gmailアカウントにプライベート用の署名を作成します。

メールアカウントごとに署名の自動挿入の設定をすることもできます。

🥉手順①：Outlookのリボンから【ファイル】を選択します。

🥉手順②：『アカウント情報』画面の左下の【オプション】を選択します。

🥉手順③：『Outlookのオプション』の画面の左側のメニューから『メール』を選択し【署名】をクリックします。

🥉手順④：『署名とひな形』の画面では『署名』を選択し【新規作成】をクリックします。

🥉手順⑤：『新しい署名』の欄に任意の名前を入力し【OK】をクリックします。

今回は例として【プライベート】と入力します。

🥉手順⑥：『署名とひな形』の画面で署名の項目を入力し『既定の署名の選択』の一覧から、プライベート用の【電子メールアカウント】を選択し【OK】をクリックします。

ここでは、名前、住所、E-mail、電話番号などを記入します。

今回は、プライベート用にGmailアカウントを設定しました。

■『電子メールアカウント』の右側の下向き三角矢印【v】をクリックし、プライベート用に設定するメールアカウントを選択します。

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署名を手動で挿入する方法

Outlookで、作成したメールの署名を手動で、挿入する方法を紹介します。

メールの送信先に応じて、署名の内容を変更することも可能です。

🥉手順①：Outlookのリボンから『ホーム』タブを選択し【新しいメール】をクリックします。

🥉手順②：新しいメールが起動しましたら『メッセージ』を選択し【署名】をクリックします。

🥉手順③：『署名』の一覧から任意の【署名】をクリックすると、自動的に新規メールに署名が挿入されます。

(ビジネス用の署名)

(プライベート用の署名)