未経験から事務職へ転職したい!資格取得で就職率アップ?
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未経験から資格を取得して一般事務に転職できますか?このような疑問を抱いている人も多いのではないでしょうか?事務職が未経験の方でも資格を取得することで、事務職へ転職できるようになります。事務職の転職に有利な資格を詳しく解説します。

この記事は以下のような人におすすめ!

★面接に落ちてばかりで自信がない

★未経験から事務職へ就職したい

★事務職の就職に有利になる資格について知りたい

★応募書類の正しい作り方について知りたい

★正しいビジネスマナーを身に付けたい

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一般事務職の仕事内容

一般事務(庶務)の仕事内容が自分に向いているのか確認してみましょう。

事務職も配属される部署によって仕事の内容が異なります。

営業部:営業部の庶務課に配属され営業部門以外の事務は行いません。

総務部:総務部の庶務課に配属され会社全体の事務を行います。

経理部:経理部に配属され『日次業務』『月次業務』『年次業務』を行います。

日次業務

領収書・請求書・伝票などの発行、帳簿への記入

月次業務

給与計算や支払い業務、月次決算報告・売掛金の計上

年次業務

年末調整・確定申告・税務処理などの業務、決算書と損益計算書の作成

■念願の事務職に採用されたけど『こんなはずじゃなかった』と後悔することも?

事務職の業務具体的な仕事内容
データ入力会社の経理やデータの入力業務と社員名簿の管理など
書類の作成とファイリング納品書・請求書・見積書・議事録・
案内書などの作成と分類と整理
伝票処理・整理入金処理・出金処理や領収書などの発行業務
電話・来客対応事務所での来客対応(案内やお茶出し)担当者への取り次ぎなど
メールの送受信とDM作成社内メール・取引先からのメールの返信作業とDMの作成
郵便物の発送と受け取り会社へ届いた郵便物の受け取りから郵便物の発送業務
小口現金の管理・備品管理文房具・コピー用紙などの備品の発注や少額の経費の精算
社外業務 取引銀行での入出金や郵便物の発送
清掃 事務所の清掃・台所・トイレなど
MAI
事務職は仕事量が多いので最初は覚えるのが大変です!

事務職の有効求人数・有効求職数

事務職の有効求人倍率は業種別では最下位となり有効求職数では【専門的・技術的】の職種が最多となります。

事務職は女性には人気の職種ですが有効求人数が多く転職では厳しい職種となります。。

2020年12月分(事務職の有効求人倍率:0.23)

グラフで見る主な有効求人・有効求職者状況(フルタイム常用)令和2年12月分

参考元:ハローワーク長崎
MAI
事務職は競争率が高いです!

事務職の採用基準とは

未経験から事務職へ転職を希望する際には、応募先企業が求める人物像を知っておくことが重要です。

新卒者の採用以外では、事務職は【実務経験者】が優遇されます!

その理由は事務職の求人は欠員補充がほとんどでその穴を埋めるための即戦力が求められるからです。

但し、雇用形態によっても採用条件は異なります。

■未経験から一般事務に転職するためには、一定の条件を満たす必要があります。

一般事務の求人票に『未経験歓迎』の求人もありますが、複数の応募者の中に事務職の経験者がいる場合は、その方が優先的に採用されるケースも少なくありません。

未経験の方が事務職(正社員)に採用されやすいケースとしては、年齢が20歳~30歳代と若い女性の方を採用する傾向が多く見受けられます。

事務職に転職できるもう一つのケースは『Officeの資格』を取得している方です。

事務職の仕事はパソコンを使用しての書類作成やデータ入力を行いますので『Officeの資格』を取得された応募者は書類審査で優遇されます。

正社員:新卒者・経験者を優遇

非正規雇用:人物重視(使いやすそうな人)

面接時の確認及びチェック項目

面接チェックシートのサンプルを公開しましたので、面接対策に活用しましょう。

面接官が合否の結果を面接中に判断できないときは、質問数を増やしながら、時間を掛けて合否を判断します。

MITSUHIKO
面接時間が長いときは慎重に!

『普段の癖や習慣』は態度としてマイナス評価に繋がることがあります。

面接チェックシート

面接中は面接チェックシートを元に下記のような項目を確認しチェックしていきます。

■チェック項目以外にも『幅広い業務に対応できる人』『仕事を頼みやすい人』『コツコツと同じ業務の繰り返しが苦にならない人』など事務職への適正を厳しくチェックされます。

(面接チェックシート:サンプル)

チェック項目説明
年齢年齢制限ありまたは年齢不問
最終学歴高卒以上・大卒以上
職歴当社との関連性・経験が活かせるか
勤務年数極端に短い勤務年数の有無
転職回数転職回数をもとに転職理由は何か
実務経験事務職や経理などの経験の有無
資格MOS・CS検定・簿記
応募書類工夫をしているか・写真など不備はないか
労働条件賃金・就業時間・シフト・休憩・休日・福利厚生などその他
残業の有無当社規定の残業の可否
第一印象面接室へ入室時のマナー・挨拶・表情
身だしなみ社会人として適切な身だしなみか・清潔感
態度面接中の態度
表情自信のある表情かどうか
言葉遣い話し方や敬語は適切か
志望動機志望動機の明確性
労働意欲仕事への熱意はあるか
主体性自分の意志・判断で責任を持って行動できるか
協調性相手の立場を考え行動できるか
表現力魅力的な伝え方をしているか
自己PRアピールポイントを端的に表現できているか
成功体験成功体験が当社で活用できるか
失敗体験どのように乗り越えたか

面接官の本音

『選考ミスだけは避けたい』これが面接官の本音です。

私が勤めていた会社は生活家電を販売するベンチャー企業で事務所には社長と数名のパートの方がいる小さな会社でした。

この面接シートは元々営業職用に私が作成したものを事務職やテレアポ用に再編集して使用していたものです。

事務所イコール面接室みたいな狭いところでしたので、応募者の第一印象を、他のスタッフさんに尋ねて参考にすることもありました。

面接時は【人柄】【仕事への熱意】【志望動機】【転職理由】【ビジネスマナー】などを主にチェックしていました。

短い面接時間で全てを判断することは難しく面接シートの項目には合否の優先順位がありますので、最終的に面接チェックシートで合否を判断します。

応募者の第一印象は特に重要視しており、事務職の応募者は「身だしなみ」「態度」「表情」「言葉遣い」「協調性」「志望動機」「労働条件」「事務職経験」などを考慮し、他のスタッフさんの意見も参考に選考していました。

一般的な採用基準では「人物重視」「スキル重視」「経験重視」などを優先しますが、採用基準で「人柄を重視する」と答えた人事担当者は90%以上で優先度が高い項目となっています。

企業が採用基準で重視する項目と、学生が面接等でアピールする項目を比較して見る。

企業が重視している項目は「人柄」「自社への熱意」「今後の可能性」が圧倒的に多かった。

一方、学生がアピールしている項目は、「人柄」「アルバイト経験」「所属クラブ・サークル」の順となった。

引用元:株式会社リクルートキャリア『就職白書2017-採用活動・就職活動編』

応募書類の作成方法

『履歴書』と『職務経歴書』の正しい書き方を知らない人は意外と多いものです。

今回は、応募書類の中でも『職務経歴書』の書き方について詳しく解説します。

職務経歴書には、『編年体式』『逆編年体式』『キャリア式』の3パターンがあります。

ここがポイント

履歴書に貼る顔写真は写真店で、プロのカメラマンに撮影してもらうことをお勧めします。

編年体式:職務経歴書

編年体式とは時系列に・企業名・部門・業務内容を記載する一般的なフォーマットです。

新卒者や職務経験が浅い方・転職回数が少ない方に向いています。

★公務員や行政法人などの転職先に適しています。

編年体式のメリット

履歴書と職務経歴書を平行して閲覧することができるため、応募者のキャリア経歴が採用担当者に伝わりやすい特徴があります。

編年体式のデメリット

直近の経験や能力が最後に記載されているため即戦力としての印象に欠け、積み重ねてきたキャリアの印象が薄くなる。

僅かなブランク(失業期間)でも目立ってしまいます。

逆編年体式:職務経歴書

逆編年体式の職務経歴書は、直近の職務経歴から順に記載するフォーマットです。

★前職と関連性が高い企業の転職先に向いています。

逆編年体式のメリット

直近の職務経歴をアピールしたい場合に『逆編年体式』が向いています。

例えば、直近の職務が応募先企業の職種と関連性がある場合は即戦力をアピールすることができます。

転職回数が、2回~3回と少し多めの場合も直近の職歴からアピールした方が効果的なケースも少なくありません。

直近の会社が大手企業の場合や勤務年数が長い場合などは、直近の職歴をアピールできるメリットがあります。

逆編年体式のデメリット

履歴書とは逆の時系列になっているので、時間の流れが分かりづらいので、採用担当者に悪印象を与えるリスクがあります。

キャリア式(職能式):職務経歴書

キャリア式(職能式)は職務別に記載し過去の経歴は、略歴として職務経歴書の最上部に記載していくフォーマットです。

★エンジニア系・技術系・IT系などの転職先に適しています。

キャリア式(職能式) のメリット

職務内容ごとにまとめて記載しているため転職回数が目立たないメリットがあります。

応募者の経験やスキルをまとめた書式となっており、採用担当者に経験能力を伝えやすいメリットがあります。

応募企業のニーズに合わせたキャリアのアピールができます。

キャリア式(職能式)のデメリット

職務経歴が時系列で書かれていないため直近の職歴が分かりづらく面接官によっては、マイナスイメージになることもあります。

面接時にキャリアを説明する必要があるため、採用担当者に上手く伝える工夫が必要になります。

事務職の転職に有利な資格と必要なスキル

事務職への転職は実務経験がなくても資格を取得することにより転職率が上がります。

私が以前、住んでいた福岡市では事務職の採用試験の競争率約4倍と厳しく職業訓練校パソコンスクールなどに通いながら【MOS資格】【CS検定】【日商簿記】などの資格取得を目指す方が多数いらっしゃいました。

職業訓練校は各都道府県の『労働局』が主催しており申請は『ハローワーク』で行います。

一般事務で必要なスキル

一般事務に必要なスキルについてまとめてみました。

パソコン操作:書類作成からデータ入力などは全てパソコンを使用します。

タイピング:事務職はパソコンを使って作業をするため文字入力のスキルが必要です。

コミュニケーション能力:来客対応や電話対応と社内スタッフとのやり取りまで一定の対話能力が必要です。

正確な事務処理能力:事務職では一定の時間内に業務を正確に遂行する能力が問われます。

スケジュール管理:書類の作成・提出のスケジュールを把握し他の社員のサポートも行います。

事務職に役立つ資格

事務職の転職に有利になる資格は、数多くありますが、特に人気が高いMOS資格CS検定の資格は、すべての事務職に有効な資格となります。

🥉一般事務

•MOS(Excel・Word)

•CS検定

•ビジネス文書検定

•ビジネスキャリア検定

🥉総務事務

•MOS(Excel・Word)

•ビジネスキャリア検定

•衛星管理者

•社会保険労務士

•秘書検定

🥉営業事務

•MOS(Excel・Word・PowerPoint)

•CS検定

•秘書検定

•TOEIC(外資系)

🥉経理事務

•MOS(Excel・Word・PowerPoint・Access)

•CS検定

•日商簿記2級

•ビジネス会計検定

•電子会計事務検定

•給与計算事務能力

🥇医療事務

•MOS(Excel・Word)

•CS検定

•医療事務認定実務者資格

•レセプトコンピューターの操作

🥉調剤薬局事務

•MOS(Excel・Word)

•CS検定

•調剤薬局事務資格

•レセプトコンピューターの操作

未経験からの事務職に有利な資格

事務職が未経験の方でも即戦力をアピール!

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MOS資格

MOS資格は、Microsoft Officeの操作を証明する国際資格です。

パソコン資格の中で最も人気が高い資格がMOS資格です。

MOS資格を取得後は企業のデスクワークの仕事や一般事務職へ転職される方が多いです。

女性に人気がある資格のひとつです。

【事務職の年収】250万~400万円前後

ポイント:事務職は、パソコンでの作業が多いためMOS資格保有者は書類選考での通過率が上がり事務職への転職が有利になります。

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日商簿記

日商簿記検定の正式名称は『日本商工会議所及び各地商工会議所主催簿記検定試験』という公的資格です。

仕事内容も豊富で『財務諸表の作成』『会社の資金・資産管理』『入出金管理』『原価計算』『伝票会計』『貸借対照表や損益計算書の作成』など経理のプロが任せられる仕事になります。

【経理の平均年収】500万円前後

ポイント簿記の資格保有者は企業の経理部・会計事務所・税理士事務所・法律事務所や医療事務・営業・製造・金融・商社・小売業などで幅広く活躍できるため転職先も広がり採用率も上がります

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【日商簿記検定試験2級】合格者の体験談

MAI
この体験談を書いた人は当ブログ共同管理人のMAIです!

①【資格を取得した動機】

一般総合事務職として仕事に携わる場合に、中小企業の場合には経理の経験を面接時に質問されることが多々ありますので、簿記の資格を取得していれば、実務の経験がない場合にも採用基準の判断材料になると思い取得しました。

②【勉強方法】

専門学校に通い、授業を1年間受けテキストを反復練習し参考書を参照しながら試験に挑み2級を取得しました。

③【転職について】

一般事務職においても経理の仕事をしなければならないことが多々あります。そういったときには、資格を持っていると基礎的な部分が出来ているので、実務での経理の仕事に携わっても時短でマスターできると思っています。

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医療事務認定実務者資格

医療事務系の資格の中でダントツで女性の人気を集めている資格が【医療事務認定実務者】の資格です。

【医療事務の年収】約300万円前後

ポイント:試験の難易度は低く初心者にも取得しやすい資格で医療事務の採用に有利になります。

仕事内容:医療事務とは病院やクリニックなどの医療機関で医療費の計算をしたり保険者に診療報酬を請求する業務のほか患者さんの対応を行います。

👉ユーキャンの【医療事務講座】 の詳細はこちら!

調剤薬局事務の資格

仕事内容は決して難しい仕事ではないももの業務内容は多岐にわたります。

人の接する機会が多く薬の知識も自然と身につき女性に人気の仕事のひとつです。

【調剤薬局事務の平均年収】約300万円前後です。

ポイント調剤薬局での転職に有利な日本医療事務協会が主催する調剤薬局事務の資格は受験資格も不要で、どなたでも受験が可能です。

仕事内容:調剤薬局事務はレセプト作成(調剤報酬請求事務)や処方箋の受け取り、保険証やお薬手帳の確認などをはじめ薬剤師さんのサポートなどを行う人気の職種です。

👉ユーキャンの【調剤薬局事務講座】 の詳細はこちら!

秘書検定

事務系の人気職種の『秘書』とは?

企業の経営幹部を補佐する『秘書業務』や政治家や弁護士を補佐する『政治秘書』『法律秘書』医療機関や学校の幹部を補佐する『医療秘書』『学校秘書』まで様々な種類があります。

【秘書の年収】正社員で300~400万円前後

ポイント①秘書を目指している方

ポイント②:職場で求められるビジネスマナーを身につける資格

ポイント③転職再就職を考えている方

【秘書検定試験2級】合格者の体験談

MAI
この体験談を書いた人は当ブログ共同管理人のMAIです!

①【資格と取得した動機】

秘書の仕事を希望したときに、秘書検定の資格を取得していれば有利に働くと思い取りました。

②【勉強方法】

秘書課の専門学校に1年間通い、授業を受けながら参考書を利用して過去問の反復練習を行い、秘書検定3級と2級を取得しました。

③【転職について】

秘書の仕事を希望する場合には、面接時に秘書の資格を取得していれば採用される確率が高いと思います。

👉【秘書検定講座】生涯学習のユーキャン の詳細はこちら!

CS検定【コンピューターサービス技能評価試験】

CS検定『コンピューターサービス技能評価試験』を取得後は、デスクワークの仕事(一般事務職)へ転職される方が多いです。

女性に人気がある資格のひとつです。

【事務職の年収】正社員で400万円前後

ポイント①:『コンピューターサービス技能評価試験』(CS検定)はMOS資格と同じくOfficeの実践に近いスキルを証明する資格として人気があります。

ポイント②:CS検定合格者は技士の称号が与えられ書類選考での通過率が上がり事務職への転職が有利になります。

転職サイト都道府県別の事務職の求人案件数

転職サイト別の事務職の求人案件数を都市別に比較してみました。

MITSUHIKO
結果ハローワークが1番でリクナビ派遣が2番でした

都道府県別の事務職の求人案件数(2020年10月15日現在)

派遣・転職サイト東京都大阪市名古屋札幌市福岡市
ハローワーク(一般事務)3,3791,352689555709
テンプスタッフ1,30947419798121
マンパワージャパン705153252653
リクナビ派遣3,8731,263467245653
リクナビNEXT1,624387209109130
PASONA(非公開求人除く)767235732848

ビジネスマナー

面接会場に入った時から既に面接は始まっています。

ビジネスマナーは社会人としての常識であり、たとえ優秀なキャリアの持ち主でもビジネスマナーにかける応募者は採用されることはありません。

ビジネスマナーでは『挨拶をする』『時間を守る』『公私混同はしない』があげられます。

職場ではビジネスプライベートは分けるように心掛ける必要があります。

第一印象を決定する要素

第一印象は短時間で決定され、平均3年間は変わらないと言われています。

身だしなみや清潔感を心掛けてTPOを厳守しましょう。

視覚(60%)聴覚(30%)話し方(10%)
★身だしなみ
★表情
★姿勢
★態度
★声の大きさ
★声のトーン
★抑揚
★間の取り方
★挨拶の仕方
★言葉遣い
★伝え方
★聞く姿勢

面接中の理想的な立ち居振る舞い

MAI
接遇のプロ『平林都』先生も推奨するビジネスマナーです!
面接室に入室する時のマナー

★ドアノック2回はトイレノックと言われることもありますのでノックは3回がお勧めです。

語先後礼を心がける

★【語先後礼】とは挨拶を先に済ませその後お辞儀をすることを言います。

★面接室に入室する際は【語先後礼】を心がけて入室時のお辞儀の角度は15度です。

★自己紹介終了後のお辞儀の角度は30度です。

立ち方

★背筋を伸ばしてあごを引く・顔は正面をむき首は真っ直ぐ・ひざを伸ばしてかかとをつける・くるぶしは左右平行

スマートな歩き方

★背筋を伸ばし肩を揺らさない・足をひきずらない・視線は常に前方

スマートな座り方

★あごを引き顔は正面・足は両足を揃え閉じておく・かかとは地面につける・手は重ねて膝の上におく・背もたれには寄りかからない

表情と態度

★口角と目を意識し顔の力を抜き常に笑顔で対応する・髪の毛を触らない・腕を組まない・鼻をいじらない・貧乏ゆすりはしない・体を揺らさない・面接官の目を見て話す

面接室の退室時のマナー

★面接室を退室するときも【語先後礼】を心掛けます。

エレベーターでのマナー

★面接官がエレベーターに同乗してきたときは笑顔でコミュニケーションをとるようにします。

★面接官がエレベーターまで見送りに来られた場合は30度のお辞儀をしたままエレベーターのドアが閉じるまで待ちます。

帰宅するまで

★面接会場の建物から出るまで気を抜かず立ち居振る舞いに注意しましょう。

ビジネスマナー敬語

就職活動において『コミュニケーション能力』は最大の武器になります。

正しい敬語を知らない人が意外と多いものです。

面接中は原則敬語が推奨されますので身に着けておきましょう。

日常語敬語日常語敬語
言うおっしゃる読むお読みになる
するなさる会うお会いになる
居るいらっしゃるいいですかよろしいでしょうか
来るお見えになるどうしますかいかがなさいますか
帰るお帰りになるそうですさようでございます
今日本日解りました承知いたしました。
明日明後日解りません存じかねます
少し少々受け取ってくださいお納めください
後で後ほどいません席をはずしております
さっき先ほどすみません申し訳ございません
只今すみませんが恐れ入りますが
聞くお聞きになるありますございます
見る御覧になる知るご存知

未経験で事務職に採用される為のポイント

会社が中途採用で事務職を募集する場合は即戦力となる人材を求めている場合が多いため、以下の項目に留意して転職活動を行うことをお勧めします。

事務職の経験を積む

★事務職の短期に応募し実務経験を積む。

自分磨きをしている人

★外見も内面も成長し自部自身をアップデートすることに努力している人。

面接対策をしている

★労働局やハローワークが主催する就職支援セミナーなどに参加する。

★キャリアコンサルティングを受講して事前に面接対策をする。

事務職に必要な資格を取得している

★【CS検定】【MOS】【日商簿記検定】【秘書技能検定】【ビジネス文書検定】【TOEIC】などの資格を積極的に取得する。

志望動機を明確にする

★はっきりとした目的意識をもって転職している方は面接官の評価も上がります。

ハローワークの【トラアル雇用制度】を利用する

★トラアル雇用とは3ヶ月間の使用期間後に企業側と求職者側の合意のもと両者が合意すれば本採用が決まる制度です。

事務職で不採用になりやすいポイント

書類選考で不採用になる原因

①年齢制限を超えている(20代~30代が好まれる)

②転職回数が多い

③応募書類に不備がある

④必要なスキルがない(実務経験やOffice系の資格)

⑤退職後1年以上のブランクがある

⑥他の応募者よりも経歴が劣っている

⑦履歴書の写真もクオリティーが悪くサイズも合っていない:重要

面接で不採用になる原因(面接時に減点対象になります)

①マナーや言葉遣いが好ましくない

②スキル・経験が足りない

③社風に合わない

④やる気が感じられない

⑤前職の退職理由が不透明

⑥志望動機がありきたり

⑦表情に自信が感じられない

⑧協調性が感じられない

未経験者でも事務職へ採用可能な求人の見分け方

『資格やPCスキル・実技試験あり』の案件は競争率も少ないので、資格を保有している方は、事務職未経験者の方でもチャンスがあります。

■企業が求める人物像を知っておくことが大切です。

人物重視気配りができ仕事を頼みやすい人

事務経験者事務経験が豊富で即戦力となる人

スキル重視特定のスキルを満たしている人

下記の事務職(正社員)の求人票はハローワークから一部抜粋したものですが『実務経験は不問』で『必要なPCスキル』が応募の条件であり事務未経験者でも応募がしやすい案件になります。

【MOS】【CS検定】の資格推奨

この案件は経験不問で【資格】または【PCスキル】が必要であり事務未経験者でも学歴などの条件を満たしている方には積極的に応募してほしい案件です。

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